Siklus Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

Siklus Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

 1.Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait  yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa kepara pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk  yang  tepat  ditempat  dan waktu yang  tepat dengan harga yang sesuai.

Apa saja kah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

- Entripesanan penjualan

Proses entripesanan penjualan mencakup tiga tahap:

- Mengambil pesanan dari pelanggan

- Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

- Memeriksa ketersediaan persediaan

- Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

- Mengambil dan mengepak pesanan

- Mengirim pesanan tersebut

- Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

- Penagihan kepara pelanggan

- Memelihara data piutang usaha

- Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihankas, melibatkan:

- Menangani kiriman uang pelanggan

- Menyimpannyake bank

2. Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan  data  terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

• Metode pengendalian persediaan tradisionalini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

- MRP (material requirement planning)

 Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

- JIT (just in time)

Sistem  JIT  berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

b) Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang  dipesan.

• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

- Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

1. Memutuskan apa kahmenerima pengiriman

2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama  yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumen tasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang  yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang  yang diterima.

- Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari  vendor untuk pembayaran.

1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

BATASAN DFD

Contoh gambar  DFD dibawah ini :

SIKLUS PENGELUARAN Dalam DFD

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, danberbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi

Pembelian

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

Gudang/Bagian Lain

Pembelian

Penerimaan

Hutang Dagang

Kasir/Pembayaran

Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. 

Gudang untuk meminta persetujuannya.

Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

Bagian Kasir

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE

Pengumpulan data

Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.

Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

Pemrosesan awal data

Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.

Pemrosesan lanjut

Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.

Update data

Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.

3.AplikasiSiklusProduksi.

SiklusProduksi

Siklus Produksi mencakup rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk dan dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputerisasi.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

•Perancangan Produk.

Desain produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian dan pelaksanaan manufaktur (objekfisik) atau jasa.Desain erprodukkonsep dan mengevaluasi ide-ide, membuat mereka nyata melalui produk dalam pendekatan yang lebih sistematis.Peran seorang desainer produk meliputi berbagai karakteristik manajer pemasaran, manajer produk, industry dan desain insinyur perancang.

 •Perencanaan dan Penjadwalan.

Perencanaan dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapai pemeliharaan tingkat dunia.

•Operasi Produksi.

Operasi adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan, dan lembaga bukan pencarilaba, misalnya pantiasuhan.

Pengertian dari produksi adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan. Pengertian ini terlalu sempit,  sebab produksi juga dapat menghasilkan jasa, baik untuk tujuan memperoleh keuntungan atau tidak.

•Akuntansi Biaya.

Suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi  proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang  berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya  yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang.

4.Aplikasi Siklus Keuangan

Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan capital dan penggunaan capital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

•Sistem Pemilikan.

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energy untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara social untuk memegang control terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi.

Jadi system pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang control terhadap sesuatu.

•Sistem Catatan Jurnal.

Pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan olehseorang  ahlipembukuan.

•Sistem Pelaporan Keuangan.

Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut.

Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:

1.Laporan neraca.

2.Laporan laba/rugi.

3.Laporan Perubahan Ekuitas.

4.Laporan perubahan posisi keuangan yang  dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana.

5.Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang  merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

Sumber : http://gomgomrevolution.blogspot.com/2012/10/aplikasi-siklus-pendapatan-dan_19.html

               http://indrathebandit.blogspot.com/2012/11/bab-6-aplikasi-siklus-produksi-keuangan.html

Read More

Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Tugas : 4

                 Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

~ Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

•  Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

•  Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam  proses

   pengambilan keputusan.

•  Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

   Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan

   yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.   

SIA terdiri dari 3 subsistem :

•  Sistem pemrosesan transaksi : mendukung proses operasi bisnis harian.

•  Sistem buku besar/ pelaporan keuangan : menghasilkan laporan   keuangan, seperti 

   laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

•  Sistem pelaporan manajemen : yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai

   laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk 

   pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan            

   pertanggungjawaban.

1.Ancaman Terhadap SIA

Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

•          Kebakaran atau panas yang berlebihan

•          Banjir, gempa bumi

•          Badai angin, dan perang

 Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

•          Kegagalan hardware

•          Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, 

           gangguan dan fluktuasi listrik.

Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

•          Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia

•          Kesalahan tidak disengaja karen teledor

•          Kehilangan atau salah meletakkan

•          Kesalahan logika

Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

•          Sabotase

•          Penipuan komputer

•          PenggelapanD. Lingkungan Pengendalian

2. Lingkungan Pengendalian Sia

-. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika

-. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi.

-. Struktur organisasional.

-. Badan audit dewan komisaris

-. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab.

-. Kebijakan dan praktek-praktek dalam SDM.

-. Pengaruh-pengaruh eksternal.

3.Aktivitas Pengendalian Sia

Secara umum, prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini:

1. otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

2. Pemisahan tugas

3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai.

4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai.                 

5. Pemeriksaan independen atas kinerja.

4.Bagaimana pengawasan Kinerja

Komponen kelima dari pengendalian internal adalah pengawasan. Metode utama untuk mengawasi kinerja mencakup:

1. Supervisi yang efektif

2. Akuntansi pertanggungjawaban

3. Audit internal

Sumber : http://amujaddid.blogspot.com/2012/11/pengendalian-sistem-informasi-akuntansi.html

Read More

Pembuatan Model Data dan Desain Database

Tugas : 3

           Pembuatan Model Data dan Desain Database

~Pengertian Database

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari database tersebut. Konsep dasar dari database adalah kumpulan dari catatan-catatan atau potongan dari pengetahuan.

1. Proses Desain Database

a. Analisis Persyaratan

- Memahami dan mengetahui data yang harus disimpan dalam database, aplikasi apa yang harus dibangun diatasnya, jenis operasi apa yang akan digunakan, dst.

b. Desain Database Konseptual

- informasi yang dikumpulkan pada tahap analisis persyaratan digunakan untuk mengembangkan deskripsi data tingkat tinggi

- Tahap ini sering dilakukan dengan menggunakan metode E-R (Entity-Relationship)

- Tujuannya adalah untuk menciptakan gambaran sederhana tentang data yang mirip dengan pemikiran pengguna/user

c. Desain Database Logika

- Merubah skema E-R menjadi skema database relasional

- tujuannya adalah memperoleh skema konseptual pada model data relational yang sering dinamakan skema logika

d. Perbaikan Skema

- Analisis sekumpulan relasi dalam skema database relasional untuk mengidentifikasi permasalahan yang muncul dan memperbaikinya

e. Desain Database Fisik

- Tahapan ini mencakup pembuatan indeks pada beberapa tabel, mengelompokan beberapa tabel atau melibatkan desain ulang yang substansial terhadap beberapa bagian skema database

f. Desain Aplikasi dan Keamanan

- Semua proyek perangkat lunak yang melibatkan sebuah DBMS (DataBase Manajemen Sistem) harus mempertimbangkan aspek aplikasi yang berada diluar database

- Enkripsi

- Digital Signature

2. Diagram hubungan Entitas (Entity-Relationship)Er

Diagram Hubungan –Entitas (Entity-Relationship) Diagram E-R : suatu tehnik grafis yang menggambarkan skema database yang menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan antar entitas tersebut.  Disamping itu juga secara grafis merupakan model suatu organisasi. Entitas : segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan dalam organisasi. Dalam diagram E-R digambarkan dalam bentuk persegipanjang.

-         Pengertian Entitas

 Entitas adalah suatu objek yang dapat dibedakan dari lainnya yang dapat diwujudkan dalam database.

- Entity-Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem,dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk menggambarkan model Entitiy-Relationship ini disebut Entitiy-Relationship diagram/ER diagram/ERD

3. Model data Rea (Resource Event Agent)

- Model Data REA adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi struktur dalam perancangan database SIA.

-Model data REA : model data yang digunakan untuk mendesain database secara konseptual dengan cara mengidentifikasikan entitas apa saja yang seharusnya dimasukkan kedalam database dan menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.

 Model Data REA mengklasifikasikan ke dalam tiga kategori, yaitu :

1   1.     R = Resources (sumber daya) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi .

 Sumber daya yang didapat dan dipergunakan organisasi (Resource) contoh : kas dan persediaan, perlengkapan, gudang pabrik dsb

2   2.   E = Event (kegiatan) adalah berbagai aktivitas bisnis yang dilakukan yang informasinya ingin dikumpulkan perush untuk tujuan perencanaan dan pengendalian

Kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi (Event) Contoh : sales events, taking customer orders         

3. A = Agent (pelaku) adalah orang-orang yangn terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian dan evaluasi.

 Pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut (agent) Contoh : pegawai (staf penjualan dan kasir), pelanggan

REA (Resource, Event, Agent)

1. Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi

Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut. Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik

2. Identifikasi sumber daya ekonomi dan para pelaku yang terlibat

Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi. Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan. Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.

Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut. Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.

3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih

Kegiatan komitmen dan kegiatan petukaran ekonomi. Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran.

Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event.

4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan

Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya. Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas. Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum. Kardinalitas maksimem dari sebuah hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih dari satu baris dalam entitas lainnya on the other side of the relationship. Kardinalitas maksimem dapat baik 1 atau N.

4. Implementasi Diagram REA Dalam SIA

1.Membuat tabel untuk setiap entitas dan hubungan banyak-ke-banyak

2.Menetapkan atribut untuk setiap tabel

3.Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan 1:1 dan

    1:N

Sumber : http://abinugraha.blogspot.com/2012/11/pembuatan-model-data-dan-desain-database.html

Read More